خدمات اداری و پرسنلی
ارائه خدمات اداری و پرسنلی به معنای ثبت ورود و خروج، ثبت مرخصیها، محاسبه ساعت کارکرد آنها، کارت زنی، حساب کردن روزهای تعطیل در آنماه، حق بیمه هر کارمند، پرداخت حقوق و مزایا، محاسبه جمعههای هر ماه و… است که باید با تمام دقت و حواس این کار انجام شود. افرادی که برای این کار گزیده شده اند آنالیز شده و بر اساس دقت و تمرکزشان با آنها مشورت و انتخاب میشوند.
در قدیم که تکنولوژی چندان پیشرفت نکرده بود و تمامی حالتهای یک شرکت بهصورت نوشتاری بر روی برگه بود، تایم ورود و خروج کارمندان آن شرکت بر روی برگه ثبت میشد. بهگونهای که موسسهها و شرکتهای بزرگ و کوچک، دفتری داشتند که در آن ساعت ورود و خروج کامندان ثبت میشد و در آخر هرماه آنهارا به دفتر بایگانی منتقل میکردند. حتی اگر یک لحظه تصور کنید چقدر نوشتن ساعت ورود و خروج یا مرخصیهای کارمندان سخت و مشکلدار بود، میتوانید پی ببرید که سیستم ادارهها اشتباه بوده است.
با پیشرفت تکنولوژی شرکتها به دستگاه های اثر انگشت و کارت زنی روی آوردند که کارمندان هنگام ورود یا خروج از موسسه و شرکت میتوانند با اثر انگشت خود یا کارتی که به نام آنها ثبت شده است ساعت ورود یا خروج خود را ثبت کنند. این نوع دستگاهها هم درصورتی که از طرف پشتیبانی اصلی و شرکت معتبر وصل و راه اندازی شوند درست هست و در غیر این صورت مشکل ساز خواهد شد.
شرکتها و کمپانیهای حسابداری و حسابرسی به راحتی میتوانند در تمامی زمینههایی که در زیر گفته میشود به افراد مختلف مانند بنگاههای اقتصادی به طور کامل مشورت دهند.
لیست خدمات اداری و پرسنلی شامل موارد زیر است که در این مقاله قصد داریم شما عزیزان را با آن آشنا کنیم :
1. تهیه پرونده پرسنلی به حالت دستی و مکانیزه و حفاظت به صورت امن و محرمانه از محتویات آن
2. ثبت نام بیمه افراد و تکمیل لیست و ارسال آن به تامین اجتماعی
3. نصب و راه اندازی و پشتیبانی انواع دستگاههای ثبت ورود وخروج کارمندان و کارکنان
4. انجام امور مربوط به صدور و تمدید دفترچههای درمانی تامین اجتماعی
5. ارائه و انجام امور استخدام و کار گزینی
6. تنظیم و انعقاد قرارداد کارمندان
7. محاسبه حقوق و بیمه کارمندان و پرسنل
8. هدف ارائه خدمات اداری و پرسنلی
9. تهیه و تنظیم آیین نامههای اداری:
شرکت رستا حساب با سابقه ای طولانی در انواع حوزه های حسابدار و مالی بهترین مشاوره را در زمینه خدمات اداری و پرسنلی به شرکت های مختلف ارائه می دهد کافی است با ما تماس بگیرد و مشاوره دریافت کنید.
1- تهیه پرونده پرسنلی به حالت دستی و مکانیزه و حفاظت به صورت امن و محرمانه از محتویات آن
لازم است تمام شرکتها و بنگاههای اقتصادی برای کارکنان و پرسنل خود پروندهای شخصی تشکیل دهند که تعدادی مدارک در آن بایگانی میشود. مدارک بایگانی شده شامل مدرک تحصیلی، کپی شناسنامه و کارت ملی، عکس پرسنلی، فرم درخواست شغل به همراه تمامی مشخصات، گواهینامه آموزشها و دورههای گذرانده شده و موارد دیگری که با توجه به تخصص و نوع شغل میتواند متفاوت باشد که در پرونده هر شخص جمعآوری شده و از آنها محافظت میشود.
در تمامی اطلاعات شخصی که جمع آوری شده است برخی از آنها بسیار مهم بوده و از اهمیت بالایی برخوردار است؛ مانند مشخصات شخصی کامل هرپرسنل، آدرس دقیق محل زندگی، ضمانتنامه های مورد نیاز و کافی که درصورت بروز مشکلات مالی در شرکت از آنها استفاده شود و درصورت نداشتن چنین مدارکی ممکن است برای کارفرما مشکلات بسیاری را به دنبال داشته باشد. شرکتها و بنگاههای اقتصادی درصورت ایجاد امنیت بیشتر و محافظت دقیق تر از مدارک بایگانی شده میتوانند تمام پروندههای خود را پس از تکمیل به موسسات مالی سپرده و درصورت راهنمایی بیشتر از آنها مشاوره بگیرند.
2- ثبت نام بیمه افراد و تکمیل لیست و ارسال آن به تامین اجتماعی
در این مورد باید لیست بیمه تکمیل شود و با ارائه دادن اطلاعات عمومی و تخصصی کارکنان و پرسنل به سازمان تامین اجتماعی باید در فرمت و زمان مشخص شده انجام گردد تا شرکت در معرض جریمههای دیرکرد قرار نگیرد. در برخی مواقع کارفرما به خاطر نداشتن اطلاعات لازم از قوانین و ثبت و تهیه و ارسال بیمه نامهها ممکن است تعداد افراد و یا مهارتها و تخصص آنها را با تمرکز و حواس جمع ثبت نکند، همین امر باعث میشود تا پرسنل بتوانند شکایت کنند و باعث ایجاد دعواهای اداری شود. به همین سبب کارفرماها بهتر است جهت جلوگیری از چنین اتفاقاتی از مشاورهای خبره و افراد متخصص در راستای امور اداری و پرسنلی مشاوره دریافت کنند تا از قوانین بیمه و تغییرات آنها باخبر باشند.
3- نصب، راه اندازی و پشتیبانی انواع دستگاههای ثبت ورود وخروج کارمندان و کارکنان
در گذشته که تکنولوژی چندان پیشرفت نکرده بود، تایم ورود و خروج کارمندان آن شرکت بر روی برگه ثبت میشد. بهگونهای که تمام موسسهها و شرکتهای بزرگ دفتری داشتند که در آن ساعت ورود و خروج کامندان ثبت میشد و در آخر هرماه آنهارا به دفتر بایگانی منتقل میکردند. حتی اگر یک لحظه تصور کنید چقدر نوشتن ساعت ورود و خروج یا مرخصیهای کارمندان سخت و مشکلدار بود، میتوانید پی ببرید که سیستم ادارهها ناقص و دارای کم وکاستی بوده است.
با پیشرفت تکنولوژی شرکتها از دستکاه های اثر انگشت و کارت زنی استفاده کردند که کارمندان هنگام ورود یا خروج از موسسه و شرکت میتوانند با اثر انگشت خود یا کارتی که به نام آنها درست شده است ساعت ورود یا خروج خود را ثبت کنند. این نوع دستگاهها هم درصورتی که از طرف پشتیبانی اصلی و شرکت معتبر وصل و راه اندازی شوند درست هست و در غیر این صورت مشکل ساز خواهد شد.
4- انجام امور مربوط به صدور و تمدید دفترچههای درمانی تامین اجتماعی
همانطور که میدانید شرکت ها بر اساس تعداد کارکنانشان بزرگ یا کوچک هست و برخی از موسسهها تعداد پرسنلشان زیاد است و به همین خاطر از تعداد مرخصیها کم شده و کارکنان نمیتوانند به تعداد زیادی مرخصی بروند. بر همین اساس مدیر آن شرکت از تعداد مرخصیها کم کرده و کیفیت حضور نیروهارا افزایش میدهد. کارهایی که مربوط به تمدید، صدور، تعویض و کارهای مرتبط با دفترچه بیمه را بر عهده گرفته و به همین خاطر در هزینهها و زمان شرکت و پرسنل صرفهجویی میشود.
5- ارائه و انجام امور استخدام و کار گزینی
اموراستخدام و کارگزینی پرسنل شامل آگهی استخدام ، تماس با کاریابی، تهیه فرم جهت ارائه اطلاعات شخصی و تخصصی و هماهنگی برای تایم مصاحبه عمومی و خصوصی قسمتی از کارهای واحد امور استخدام و کارگزینی بوده که واحد مالی موسسه یا شرکت باید در این زمینه مقدمات لازم را انجام دهد. شرکتها باید اقدامات مورد نیاز را در این امور انجام دهند و اطلاع از امورهای قانونی مانند دادن درخواست برای کاریابی باعث معافیتهای مالیاتی شده و علاوه بر آن میتواند منافع مالی و حقوقی بسیاری را برای شرکت داشته باشد.
شرکتها علاوه بر داشتن واحد اداری و بازرگانی میتوانند برای امور مالی از موسسات حسابداری و حسابرسی مشاوره و خدمات بگیرند و از امتیازات و خدمات حسابرسی بسیار برخوردار شوند. تنظیم و انعقاد قراردادهای کار زمان معین پرسنل، قراردادهای آزمایشی، قراردادهای تمدیدی، قراردادهای تجدیدی، قراردادهای مشاوره، انتقال جابجایی، به اتمام رساندن خدمت کارکنان و موارد مشابه بر اساس ضوابط و دستورالعملهای وزارت کارشرکتها طبق نیاز و بر اساس مهارتهایی که نیاز دارند و امکان دارد برخی از کارکنان خود را به حالت تمام وقت و برخی نیمه وقت و مشاورهای استخدام کنند که روش عقد قرارداد با هریک از آنها متفاوت بوده و واجبات قانونی مختص به خود را دارد.
در فرمت بعضی از این فرمهای قرارداد باید موارد قانونی ذکر شود و در برخی از آنها نیازی نیست و امتناع گردد تا در زمان آینده برای کارفرما یا مدیر شرکت یا طرف قرارداد مشکلات قانونی ایجاد نشود.
کارکنان پس از اتمام قرارداد و تعهد خود به شرکت مورد نظر در صورت نیاز میتوانند معاینات مخصوص انجام شود و سلامت پزشکیشان بررسی شود.
لازم به ذکر است برخی از پرسنل هم باید مکان خدمتشان عوض شود و حتما باید این مورد در مکان قرارداد ذکر شود؛ همچنین میتوانند با شرایطی خاص جهت تمدید قراردادشان ذکر شود و ممکن است تمام موارد فوق کارفرما یا طرف قرارداد را در امور قاننی گرفتار سازد.
لازم است بدانید برای جلوگیری از این موارد میتوانید به مشاور یا افراد خبره مراجعه کنید. موسسه رستا حساب بهترین مشاوره در امور مربوط به استخدام و کارگزینی است.
6- تنظیم و انعقاد قرارداد کارمندان
سازمانها و شرکتها بر اساس تخصص و حرفهای که نیاز دارند افراد را تمام وقت یا نیمه وقت استخدام میکنند که فرمت قرارداد هرکدام از آنها با یکدیگر متفاوت بوده و الزامات قانونی هر شخص مربوط به خود است. در قرارداد هر شخص نیاز به ذکر موارد قانونی و خاص بوده و لازم است از بیان کردن برخی موارد پیشگیری کرد تا از مشکلات قانونی شرکت و طرف قرارداد در آینده جلوگیری شود. پرسنل و کارکنان آن شرکت پس از به اتمام رسیدن قرارداد و تعهد خود ممکن است لازم باشد تا با مراجعه به پزشک معاینه شوند و سلامت پزشکی آنها مورد بررسی و تایید شود و برخی از آنها محل خدمتشان تغییر کند که حتما باید در قرارداد اولیه ذکر شود.
تمامی مواردی که در فوق گفته شد ممکن است درصورت رعایت نکردن کارفرما یا طرف قرارداد را دچار مشکلات قانونی کرده که در این حالت بهتر است از مشاوران و متخصصان در امور ارائه خدمات اداری و پرسنلی پرسوجو شود.
7- محاسبه حقوق و بیمه کارمندان و پرسنل
برای اینکه بتوان حقوق پرسنل یک شرکت را محاسبه کرد نیاز به مشخص بودن تایم ورود و خروج، روزهای مرخصی و کارکرد واقعی هرشخص در طول ماه است. با کوچکترین اشتباهی در محاسبه کردن حقوقها ممکن است در نتیجه نهایی تفاوت بسیار زیادی ایجاد شود که باعث اعتراض کارکنان یا ضرر مالی زدن به شرکت شود. طریقه محاسبه کردن موارد ذکر شد در کمترین زمان با صراحت کامل در قوانین گفته شده و تنها افرادی میتوانند این کار را انجام دهند که مهارت و تخصص دارند و در این زمینه فعالیت داشته اند؛ لازم به ذکر است دانستن قوانین بسیار مهم است.
البته به دلیل تغییر کردن بعضی از قوانین بهتر است شرکتها برای جلوگیری از هرگونه ضرر و زیان، از راهنماییها و مشورتهای موسسههای معتبر در این زمینه کمک بگیرند.
8- هدف ارائه خدمات اداری و پرسنلی
خدماتی که در زمینه اداری و پرسنلی وجود دارد بسیار وسیع است و اگر شرکت یا موسسهای بخواهد تمامی این خدمات را بر عهده خودش بگذارد نه تنها باعث صرف انرژی و هزینه میشود، بلکه به نتیجهای درست دست پیدا نمیکنند و امکان احتمال خطا بسیار زیاد است. به این خاطراحتمال خطا بسیار است که ممکن است مسئولین و پرسنل آن بخش با قوانین و تغیرات جدید آشنا نباشند و یا ممکن است تمرکز و یا دقت لازم را نداشته باشند.
پس لازم است تا هر کاری به اداره مربوطه سپرده شود و بر همین اساس اداره های امور مالی و حسابرسی تشکیل شدهاند تا این بخش از کار شرکتها را انجام دهند و با سرعت و تمرکز بالا باعث بهره وری و افزایش کارایی شوند.
9- تهیه و تنظیم آیین نامههای اداری:
این آیین نامه ها شامل موارد زیر است:
– آیین نامه اموال
– آیین نامه انگیزشی
– آیین نامههای استخدمی
– تنظیم آیین نامههای وام
– آیین نامه حضور و غیاب
– تنظیم آیین نامه مخرصی پرسنل و کارکنان
خدمات اداری و پرسنلی در موسسه رستا حساب :
از آنجایی که بسیاری از شرکت ها تازه تاسیس بوده و اطلاع زیادی از این خدمات ندارند ممکن است این خدمات به درستی انجام نشود یا به دلیل عدم آگاهی از قوانین و مقررات شرکت را متحمل هزینه های سنگین مالی و جریمه کند.
شرکت رستا حساب با سابقه ای طولانی در زمینه انواع مشاوره به شرکت ها این مشکل را برطرف نموده است و آماده ارائه هرگونه خدمات است.
برای دریافت مشاوره از موسسه حسابداری رستا حساب با کارشناسان ما تماس بگیرید.
راه های ارتباطی ما :
آخرین دیدگاهها